Stopp: Nicht jeder Lieferschein darf entsorgt werden

Seit Januar 2017 bereits dürfen Lieferscheine mit dem Erhalt der Rechnung vernichtet werden. Die Regelung soll auch für alle Lieferscheine gelten, deren 6- bzw. 10jährige Aufbewahrungsfristen noch nicht abgelaufen sind.

Regelung ist kein Freifahrtschein

Diese Regelung darf jedoch nicht als Freifahrtschein verstanden werden, restlos alle Lieferscheine, die im Unternehmen vorhanden sind, zu entsorgen. Es dürfen nur die Lieferscheine entsorgt werden, die keine Buchungsbelege darstellen. Doch was heißt das genau?

Die Aufbewahrungserleichterungen können in einer Vielzahl der Fälle nur durch Unternehmer genutzt werden, die ihre Gewinnermittlung durch Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben als sogenannte 4/3-Rechner ermitteln. Denn sie erfassen die Betriebsausgaben erst im Zeitpunkt der Rechnungszahlung, so dass ein Lieferschein nicht in der Buchhaltung berücksichtigt wird.

Im Gegensatz dazu werden in vielen bilanzierenden Unternehmen für betriebswirtschaftliche Zwecke bereits die Lieferscheine in der Buchhaltung erfasst. Damit der Lieferschein gebucht werden kann, erhält er einen Kontierungsvermerk. Dieser Kontierungsvermerk kann per Hand auf dem Lieferschein vermerkt werden oder auch durch die Verknüpfung des Buchungssatzes mit der elektronischen Lieferscheindatei. Zu diesem Zeitpunkt ist der Lieferschein ein Buchungsbeleg geworden und die Aufbewahrungserleichterung darf nicht mehr angewendet werden. Dies gilt auch dann, wenn die spätere Rechnung den Inhalt des Lieferscheins eins zu ein wiedergibt.

Bezieht sich die Rechnung auf den Lieferschein und gibt deshalb nicht mehr alle Warenpositionen im Detail wieder, so ist der Lieferschein ein Rechnungsbestandteil und darf aus diesem Grund auch nicht vorzeitig, d. h. vor Ablauf von 10 Jahren vernichtet werden. Wird der Lieferschein dennoch vernichtet, ist der Vorsteuerabzug in Gefahr, denn für die Geltendmachung von Vorsteuern wird eine vollständige Rechnung mit allen steuerlich erforderlichen Rechnungsangaben benötigt, die dabei auch aus mehreren Papieren (Lieferschein und Rechnung) bestehen kann. Ein Lieferschein wird auch dann zum Bestandteil der Buchhaltung, wenn auf ihm ein telefonisch vereinbartes Skonto oder eine andere buchungsrelevante Tatsache erfasst wird.

Eine weitere Ausnahme von der Anwendbarkeit der Vereinfachungsregel ergibt sich durch die Verpflichtung der Wareneingangs- und Warenausgangsdokumentation für bilanzierungspflichtige Gewerbetreibende.

Zusammenfassend ergeben sich für Lieferscheine auch weiterhin drei Aufbewahrungszeiträume:

10 Jahre
6 Jahre
bis zum Erhalt der identischen Rechnung

10 Jahre aufbewahrt werden müssen Lieferscheine, die als Bestandteil einer Rechnung gelten, oder für sich genommen einen Buchungsbeleg darstellen. Die Aufbewahrungsfrist verkürzt sich auf 6 Jahre, wenn die Lieferscheine als Handelsbriefe zu bewerten sind. Da zu den Handelsbriefen der eingehende und ausgehende Schriftwechsel rund um die Vorbereitung, den Abschluss, die Durchführung oder die Rückgängigmachung von Geschäften gehört, ist es nicht unwahrscheinlich, dass der Lieferschein z. B. als Nachweis für Reklamationen den Status eines Handelsbriefes erhält. Nur wenn der Lieferschein wirklich keine weitere Bedeutung hat, darf er nach dem Erhalt der identischen Rechnung vernichtet werden. Somit ist jeder Lieferschein einzeln zu betrachten. Dies verlangt einen hohen organisatorischen Aufwand, der im Unternehmensalltag kaum zu bewältigen ist.

Ein Ausweg kann die konsequente Digitalisierung aller buchführungsrelevanten Unterlagen im Rahmen eines Dokumentenmanagements mit Verfahrensdokumentation sein, da das umfassende Scannen aller Unterlagen (ohne Ausnahme) die Vernichtung der Papierbelege vor Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen erlaubt. Ansonsten gilt der Grundsatz, dass jeder Beleg in seiner Ursprungsform aufbewahrt werden muss - Papierbelege in Papierform, digitale Belege in digitaler Form.

Tipp

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(Stand: 26.03.2018)